Rejestry, ewidencje, archiwa

W Lubelskim Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Spółka Akcyjna

prowadzone są rejestry i ewidencje:

• zapisów księgowych, obrotów, dokumentów źródłowych
• podatkowa
• pracowników i byłych pracowników
• układów pomiarowo-rozliczeniowych
• kontrahentów
• reklamacji
• aktów prawnych
• dokumentacji systemów zarządzania jakością
• upoważnień i pełnomocnictw
• kontroli
• protokołów posiedzeń i uchwał organów Spółki
• korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• archiwum
• zamówień publicznych
• spraw sądowych

Dane zawarte we wskazanych w załączniku rejestrach i ewidencjach udostępniane są osobom nie będącym pracownikami LPEC S.A. na pisemny, umotywowany wniosek, wykazujący interes prawny wnioskodawcy do uzyskania informacji. Dane mogą być udostępnione wyłącznie pod warunkiem nie podlegania ochronie wynikającej z obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych uregulowań Spółki.

W LPEC S. A. funkcjonuje Archiwum zakładowe oraz Składnica dokumentacji technicznej. Wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego dla celów służbowych poza Spółkę, może nastąpić tylko w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach, za zgodą Prezesa Zarządu Dyrektora Naczelnego (np. na żądanie uprawnionych organów jak: sąd, prokuratura). Wypożyczania dokumentacji z archiwum dokonują wyłącznie pracownicy archiwum zakładowego (osoby ich zastępujące). Wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego odbywa się na podstawie karty udostępniania, którą podpisuje osoba korzystająca z tej dokumentacji i jej przełożony. Potwierdzenia zwrotu akt na karcie udostępnienia dokonuje personel archiwum zakładowego w obecności osoby oddającej akta. Korzystanie z akt w archiwum zakładowym odbywa się pod nadzorem personelu archiwum zakładowego. Poszukiwanie akt w magazynach archiwalnych przeprowadza wyłącznie personel archiwum zakładowego. Każdy korzystający z dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym wpisuje się do księgi udostępniania akt.

Udostępnianie dokumentacji ze Składnicy dokumentacji technicznej dla osób nie będących pracownikami Spółki odbywa się wyłącznie na miejscu w składnicy pod nadzorem uprawnionego pracownika. Poza składnicę mogą być udostępnione wyłącznie kserokopie dokumentów. Dokumenty zakwalifikowane w jednolitym rzeczowym wykazie akt do kategorii A mogą być wypożyczane lub udostępniane przez pracownika składnicy wyłącznie w formie kserokopii. Zgodę na ich wypożyczenie lub udostępnienie każdorazowo wydaje Prezes Zarządu Dyrektor Naczelny Spółki lub osoba przez niego upoważniona.