Przyjmowanie i załatwianie spraw

Przyjmowanie i załatwianie spraw

Sposób przyjmowania i załatwiania spraw w LPEC S. A. określają wewnętrzne akty normatywne, w szczególności Instrukcja kancelaryjna, która określa m.in. zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych. 

Korespondencję wpływającą za pośrednictwem poczty lub bezpośrednio od interesantów przyjmuje kancelaria ogólna, rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się na pierwszej stronie pieczęć wpływu, określającą m.in. datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny (kolejny) z rejestru kancelaryjnego (dziennika korespondencyjnego). Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z  rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.

Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

1. odręczną,
2. korespondencyjną,
3. inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

Załatwienie sprawy może być:

1. tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
2. ostateczne gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, ze sprawą postępuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

O zakresie usług realizowanych przez LPEC S.A. można przeczytać na stronie www.lpec.pl